1. Verantwortlicher
SPACE Media (Schweiz)
E-Mail: info@space-media.ch
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung der Space Media Engine und informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäss dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
2. Welche Daten wir erheben
Wir erheben und verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:
- Profildaten — E-Mail-Adresse, Nickname, Beruf, Profilbild, benutzerdefinierte Anweisungen
- Bildschirm und Stimme in SME Live — Wenn Sie den Bildschirm einbeziehen oder eine Stelle zeigen, geht ein Standbild zusammen mit Ihrer Frage an die KI Ihrer gewählten Option. Wir speichern das Standbild nicht. Eine gesprochene Frage wird in Text umgewandelt; die Erklärung kann vorgelesen werden.
- Ordner auf Ihrem PC (Desktop-App) — Ein Bot kann Dateien in freigegebenen Ordnern auflisten und lesen; die Inhalte gehen an die KI Ihrer gewählten Option. Die App schlägt dafür Dokumente, Schreibtisch und Downloads vor, Sie können jede Freigabe widerrufen. Eine Datei schreiben oder öffnen geschieht nur nach Ihrer Bestätigung im Chat und auf dem PC.
- Chat-Verläufe — Konversationen und Nachrichten mit dem SPACE Bot (AI-Assistent)
- Sitzungen — Aufnahmen und Diktate, daraus erstellte Transkripte, Protokolle und Pendenzen
- App-Verbindungen — OAuth-Verbindungen zu Drittanbieter-Apps (Gmail, Outlook, Google Calendar, etc.)
- WhatsApp und Telefon — nur wenn Sie diese Kanäle nutzen: Ihre Telefonnummer, Nachrichten und Sprachnachrichten, Antworten aus dem Onboarding-Anruf (Anrede, Rolle, Firma, Verteiler mit Namen und E-Mail-Adressen)
- Abo und Zahlung — Firma, Rechnungsadresse und -E-Mail, MWST-Nummer, Paket, Anzahl Lizenzen, Status des Abos
- Nutzungsstatistiken — Workflow-Nutzung, Zeitersparnis-Metriken, Feature-Interaktionen
- Lesebestätigung (optional) — nur wenn Sie sie einschalten: Zeitpunkt und Programmkennung, wenn der Empfänger eine von Ihnen gesendete E-Mail öffnet
Wenn Sie die Lesebestätigung einschalten (Einstellungen → Bot), fügen wir in E-Mails an genau eine Person ein unsichtbares Bild ein. Lädt das Mailprogramm des Empfängers dieses Bild, speichern wir Zeitpunkt und Programmkennung (keine IP-Adresse), um «Geöffnet» anzuzeigen. Automatische Vorab-Ladungen zählen nicht. Standardmässig ist die Funktion aus.
Wir erheben keine Daten über Tracking-Cookies. Es werden ausschliesslich funktionale Cookies verwendet, die für den Betrieb der Plattform erforderlich sind (Authentifizierung, Session).
3. Zweck der Datenverarbeitung
- Bereitstellung und Betrieb der Plattform
- Authentifizierung und Zugriffskontrolle
- AI-gestützte Assistenz (Chat-Funktion)
- Integration mit verbundenen Drittanbieter-Apps
- SPACE Bot auf WhatsApp und Onboarding-Anruf, wenn Sie diese Kanäle nutzen
- Verbesserung der Plattform und Fehlerbehebung
- Abrechnung und Zahlung
4. Unterauftragsverarbeiter (Sub-Processors)
Diese Anbieter verarbeiten Daten in unserem Auftrag. Zu jedem steht, wozu, welche Daten, wo, und auf welcher Grundlage Daten die Schweiz verlassen. Für die EU hat der Bundesrat einen angemessenen Datenschutz anerkannt. Für die USA gilt bei zertifizierten Firmen das Swiss-U.S. Data Privacy Framework, sonst schliessen wir die Standardvertragsklauseln der EU mit den Anpassungen für die Schweiz ab.
Betrieb der Plattform
SupabaseSchweiz (Zürich)
- Zweck
- Datenbank, Dateien (z. B. Aufnahmen, Dokumente) und Anmeldung.
- Daten
- Alles, was Sie in der App speichern.
- Grundlage
- Keine Bekanntgabe ins Ausland. Die Firma sitzt in den USA. Zugriffe von dort (Betrieb, Support) nur nach Vertrag mit Standardvertragsklauseln.
VercelEU (Frankfurt); Zwischenstände langer Abläufe in den USA; Auslieferung über das weltweite Vercel-Netz
- Zweck
- App-Server und Hintergrund-Jobs, Code-Arbeitsbereich, Betriebsprotokolle, Nutzungsstatistik ohne Cookies; Zwischenstände langer Abläufe (Hintergrund-Aufträge, SME Browser).
- Daten
- Alles, was durch die App fliesst. Zwischenstände langer Abläufe werden verschlüsselt gespeichert.
- Grundlage
- EU: vom Bundesrat als angemessen anerkannt (Anhang 1 DSV). USA: Standardvertragsklauseln der EU mit Anpassungen für die Schweiz.
UpstashEU (Frankfurt)
- Zweck
- Zwischenspeicher (u. a. Zusammenfassungen langer Chats, Bestätigungen) und Schutz vor Überlastung.
- Daten
- Inhalte mit kurzer Lebensdauer.
- Grundlage
- EU: vom Bundesrat als angemessen anerkannt (Anhang 1 DSV). Die Firma sitzt in den USA. Zugriffe von dort (Betrieb, Support) nur nach Vertrag mit Standardvertragsklauseln.
ComposioUSA
- Zweck
- Verbindung zu Gmail, Outlook und Kalendern: Anmeldung, Abruf, Versand. Nur wenn Sie ein Postfach oder einen Kalender verbinden, dann bei jeder KI-Option.
- Daten
- Mails, Termine, Zugangsschlüssel der Verbindung.
- Grundlage
- USA: Standardvertragsklauseln der EU mit Anpassungen für die Schweiz.
Google (Google Workspace)USA
- Zweck
- Versand von System-Mails wie Anmelde- und Bestätigungs-Links.
- Daten
- E-Mail-Adresse, Inhalt der System-Mail.
- Grundlage
- USA: Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
Cloudflare (Turnstile)Weltweites Cloudflare-Netz
- Zweck
- Schutz vor automatisierten Anmeldungen. Nur auf den Seiten «Registrieren» und «Passwort vergessen», nicht beim Anmelden und nicht in der App. Cloudflare nutzt diese Angaben auch selbst, um die Erkennung von Bots zu verbessern, und ist dafür selbst verantwortlich.
- Daten
- IP-Adresse und technische Angaben zu Browser und Gerät. Keine Inhalte aus der App.
- Grundlage
- USA: Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
SentryEU (Deutschland)
- Zweck
- Fehlerprotokolle, damit wir Störungen finden.
- Daten
- Technische Fehlermeldungen ohne Nutzerkennung und ohne Bildschirmaufzeichnung. Einzelne Meldungen können Ausschnitte von Inhalten enthalten.
- Grundlage
- EU: vom Bundesrat als angemessen anerkannt (Anhang 1 DSV). Die Firma sitzt in den USA. Zugriffe von dort (Betrieb, Support) nur nach Vertrag mit Standardvertragsklauseln.
Push-Dienste der Browser-Herstellerje nach Browser (Google, Apple, Mozilla, Microsoft)
- Zweck
- Zustellung von Mitteilungen auf Ihr Gerät.
- Daten
- Der Inhalt ist Ende-zu-Ende verschlüsselt; lesbar sind nur Zustelldaten.
- Grundlage
- Kein Inhalt lesbar; es gelten die Bedingungen Ihres Browsers.
KI und Sprache
Welche dieser Dienste arbeiten, bestimmt Ihre KI-Option (Abschnitt 5).
WhatsApp und Telefon (freiwillig)
Nur wenn Sie diese Kanäle nutzen. Mit «Sichere Cloud» und «Nur Schweiz» sind beide gesperrt (Abschnitt 6).
Nur in einzelnen Paketen
CohereUSA
- Zweck
- Sortierung von Archiv-Treffern — nur Paket Archiv, nur bei «Standard».
- Daten
- Suchanfrage und Textausschnitte aus dem Archiv.
- Grundlage
- USA: Standardvertragsklauseln der EU mit Anpassungen für die Schweiz.
Google (Vertex AI), Higgsfield, MidjourneyUSA
- Zweck
- Bild- und Videogenerierung — nur Paket Content Machine, nur bei «Standard», nur falls eingerichtet.
- Daten
- Bildbeschreibungen und Referenzbilder.
- Grundlage
- Google: Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Higgsfield und Midjourney: wird vor dem Einschalten geprüft.
Google MapsUSA
- Zweck
- Fahrzeit zu Kalenderterminen, nur falls eingerichtet.
- Daten
- Adressen von Terminen.
- Grundlage
- USA: Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
Recall.ai (Hyperdoc Inc.)EU (Frankfurt), Firma in den USA
- Zweck
- Steno im Online-Meeting: nimmt auf Einladung sichtbar am Meeting teil und zeichnet den Ton auf. Nicht mit den KI-Optionen «Sichere Cloud», «Nur Schweiz» und «Eigene KI».
- Daten
- Ton des Meetings, Link zum Meeting, Beitrittszeit, Name und Firma der einladenden Person (für den Hinweis im Meeting-Chat). Nach der Übernahme zu uns löscht der Anbieter die Aufnahme samt Sicherungen, spätestens nach 72 Stunden. Link, Hinweistext und unsere internen Kennungen bleiben beim Anbieter gespeichert; technische Protokolle mit Link und Beitrittszeit halten seine Dienstleister bis 30 Tage, Statusmeldungen an uns bis 90 Tage, Abrechnungsdaten länger. Inhalte des Meetings sind darin nicht enthalten.
- Grundlage
- USA: Standardvertragsklauseln der EU mit Anpassungen für die Schweiz.
Auch Anbieter mit Rechenzentrum in der Schweiz oder der EU (Supabase, Vercel, Upstash, Sentry, Microsoft) sind US-Firmen. Nach US-Recht können US-Behörden von ihnen in Ausnahmefällen Daten verlangen, auch wenn diese in Zürich liegen. «Daten in Zürich» heisst darum nicht «Schweizer Anbieter».
Ihre eigenen Konten, die Sie selbst verbinden (z. B. Postfächer und Kalender bei Google oder Microsoft und weitere Apps aus dem Katalog), laufen unter den Bedingungen Ihres Kontos. Steht bei «Standard» kein Sprachdienst bereit, nutzt die Spracheingabe die Spracherkennung Ihres Browsers (Chrome: Google, Edge: Microsoft, Safari: Apple); bei den Schweizer Optionen ist das gesperrt.
5. Wo Ihre Daten verarbeitet werden
Die Datenbank mit Ihren gespeicherten Daten liegt in Zürich. Die App-Server laufen heute in Frankfurt (EU). Die Option «Nur Schweiz» bestimmt, wo die KI Ihre Daten verarbeitet — sie verlegt nicht die ganze App in die Schweiz.
Unter Einstellungen → Datenschutz wählen Sie Ihre KI-Option. Sie gilt für jede KI-Verarbeitung Ihrer Daten, auch im Hintergrund. Was es in der gewählten Region nicht gibt, ist ausgeschaltet und wird nicht über einen anderen Anbieter geleitet. Dazu gehören bei «Sichere Cloud» und «Nur Schweiz» auch WhatsApp und der Onboarding-Anruf, weil beide über Anbieter in den USA laufen.
«Sonst ausgeschaltet» heisst: Ist der Schweizer Dienst für Sprache nicht eingerichtet, gibt es die Funktion bei dieser Option nicht.
Zwei weitere Optionen gibt es für Firmen mit eigener KI. Bei «Eigener Schlüssel» verarbeitet die KI Ihre Texte über das Konto Ihrer Firma bei Anthropic oder OpenAI (USA), zu den Bedingungen dieses Kontos. Bei «Eigene KI» rechnet die künstliche Intelligenz bei Ihnen im Haus — auf Ihrem eigenen Server oder direkt auf dem Gerät. Ihre Texte gehen an keinen KI-Anbieter. Was Ihre eigene KI nicht kann (Websuche, Hintergrund-Aufträge, Sprache), schaltet die App ab. Die App selbst läuft weiterhin auf Servern in Frankfurt (EU), die Datenbank in Zürich.
6. WhatsApp und Telefon (freiwillig)
Beides sind zusätzliche Wege zum SPACE Bot. Die App funktioniert vollständig ohne sie. Mit den KI-Optionen «Sichere Cloud» und «Nur Schweiz» sind WhatsApp und der Onboarding-Anruf gesperrt; die App verarbeitet dann keine Nachrichten und ruft nicht an.
WhatsApp
- Sie verknüpfen Ihre Nummer selbst in der App. Nachrichten, Sprachnachrichten und die Dokumente, die der SPACE Bot zurückschickt (z. B. das Protokoll als PDF), laufen über Server von Meta.
- Bei uns gespeichert: die verknüpfte Nummer, pro Nachricht nur Kennung, Art und Status, Diktate wie in der App. Offene Rückfragen und Korrekturen gelten 24 Stunden.
- Für Ihr WhatsApp-Konto gelten zusätzlich die Bedingungen von WhatsApp.
Onboarding-Anruf
- Der SPACE Bot ruft nur an, wenn Sie es auf WhatsApp verlangen. Er sagt zu Beginn, dass er eine KI ist, und fragt, ob er das Gespräch aufnehmen darf. Ohne Ihr Ja beendet er den Anruf und die App speichert nichts aus dem Gespräch.
- Während des Anrufs arbeiten ElevenLabs (Spracherkennung, Stimme, Sprachmodell) und Twilio (Telefonverbindung). Nach dem Anruf holt die App das Transkript ab; die Tonaufnahme des Anrufs verwenden wir nicht. Wie lange ElevenLabs Transkript und Aufnahme aufbewahrt, stellen wir in unserem Konto so kurz wie möglich ein.
- Aus Ihren Antworten speichern wir ein Telefon-Profil: Anrede, Rolle, Firma und Verteiler (Namen und E-Mail-Adressen der Personen, die Sie nennen). Den Verteiler schlägt die App beim Versand eines Protokolls vor. Angeschrieben wird nur, wem Sie den Versand ausdrücklich freigeben. Löschen lassen können Sie das Profil jederzeit über info@space-media.ch.
- Pro Anruf halten wir einen Eintrag ohne Inhalt und ohne Telefonnummer fest (für Abrechnung und Missbrauchsschutz); er wird nach 90 Tagen gelöscht.
7. Zahlung
Bezahlen läuft über Stripe. Karten- und TWINT-Daten geben Sie direkt auf der Zahlungsseite von Stripe ein; wir sehen sie nie. Bei uns gespeichert sind nur die Kunden- und Abo-Nummer bei Stripe, Paket, Status, Anzahl Lizenzen, Rechnungs-E-Mail und Laufzeit.
Für einen Teil der Zahlungsabwicklung, zum Beispiel Betrugsprävention und gesetzliche Pflichten, ist Stripe selbst verantwortlich; dafür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe.
8. Datenspeicherung & Aufbewahrung
Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie das Benutzerkonto aktiv ist. Nach Löschung des Kontos werden alle Daten innerhalb von 30 Tagen vollständig entfernt. Ausgenommen sind Rechnungen und Zahlungsbelege: Sie bleiben während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (in der Regel zehn Jahre) bei Stripe gespeichert.
Löschen Sie eine Sitzung, ist sie sofort nicht mehr sichtbar, auch nicht in der Archivsuche. Nach 30 Tagen entfernen wir Aufnahme, Transkript, Dokument und Archiv-Eintrag dieser Sitzung endgültig. Mit dem Konto löschen wir auch die Aufnahmen aller Ihrer Sitzungen.
Buchen Sie über einen Buchungslink einen Termin, speichern wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht für die Person, bei der Sie buchen. 12 Monate nach dem Termin entfernen wir diese Angaben; Zeit und Status des Termins bleiben für die Statistik.
Mit dem Schalter «Chats nicht speichern» (Einstellungen → Bot) bleiben Chat-Verläufe nur in Ihrem Browser und werden nicht dauerhaft gespeichert.
9. Ihre Rechte
Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:
- Auskunftsrecht — Sie können jederzeit Auskunft über die von uns gespeicherten Daten verlangen.
- Recht auf Löschung — Sie können die Löschung Ihres Kontos und aller damit verbundenen Daten verlangen. Dies geht direkt in den Einstellungen (Konto → «Deine Daten» → «Konto löschen»).
- Recht auf Datenexport — Sie können einen vollständigen Export Ihrer Daten im JSON-Format anfordern. Das geht in den Einstellungen (Konto → «Deine Daten» → «Exportieren»).
- Widerspruchsrecht — Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter info@space-media.ch.
10. Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein:
- Verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS)
- Row Level Security (RLS) in der Datenbank
- OAuth 2.0 für App-Verbindungen
- Signierte Webhooks von Stripe, WhatsApp und ElevenLabs
- Regelmässige Sicherheitsüberprüfungen
- Minimale Datenspeicherung (Datensparsamkeit)
11. Kontakt
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:
SPACE Media
E-Mail: info@space-media.ch